Dalam era digital, memulai bisnis sering dijalankan dengan lebih mudah dan praktis berkat keberadaan layanan virtual office. Bagaimanapun, sebelum Anda menggunakan virtual office, ada beberapa persiapan yang harus dilakukan agar segalanya berjalan dengan baik. Adapun dalam artikel ini, akan dipaparkan sepuluh langkah penting yang harus Anda siapkan sebelum menggunakan virtual office.
Apa Itu Virtual Office?
Sebelum kita memulai persiapan, mari kita mulai dengan memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan virtual office. Layanan virtual office menyediakan alamat bisnis resmi, menerima surat, serta fasilitas kantor lainnya tanpa perlu memiliki ruang kerja fisik. Ini sangat ideal untuk bisnis kecil atau startup yang ingin menghemat pengeluaran operasional.
Apa alasan pentingnya Virtual Office bagi bisnis?
Menggunakan virtual office memberikan keleluasaan dan mengurangi pengeluaran sewa kantor. Anda bisa memiliki alamat bisnis bergengsi tanpa perlu mengeluarkan biaya tinggi untuk menyewa ruangan fisik melalui penggunaan virtual office. Hal ini juga menciptakan kesan profesional bagi klien dan mitra bisnis Anda.
1. Menentukan Kebutuhan Bisnis Anda
Anda harus memulai dengan menentukan kebutuhan bisnis Anda sebagai langkah pertama. Apakah Anda membutuhkan layanan penerimaan telepon, alamat surat, atau ruang pertemuan? Dengan mengetahui kebutuhan Anda, paket virtual office yang paling sesuai dapat dipilih oleh Anda.
2. Memilih Lokasi yang Tepat
Keberadaan virtual office sangatlah signifikan karena dapat memperlihatkan gambaran dari bisnis Anda. Pilihlah lokasi yang strategis dan sudah memiliki reputasi baik di kalangan bisnis. Mata klien akan meningkatkan kepercayaan pada bisnis Anda jika memiliki lokasi yang baik.
3. Lihat Review Google Dari Virtual Office Yang Anda Pilih
Anda harus memerikasa penyedia layanan virtual office secara online atau offline, sebelum membuat keputusan. Contohnya dengan mencari feedback dan lihat review dari konsumen – konsumen yang sudah menggunakan penyedia virtual office itu. Lalu, cek juga, apakah penyedia virtual office sudah berbentuk PT atau belum.
4. Siapkan Budget
Kita perlu memperhitungan budget yang akan digunakan untuk menyewa layanan virtual office. Lakukan perbandingan harga antar penyedia virtual office, pilih yang cocok dengan budget yang anda siapkan. Tapi tetap melihat kualitas dari layanannya.
5. Siapkan Dokumen yang dibutuhkan
Untuk menyewa virtual office, Anda harus menyiapkan dokumen yang dibutuhkan sebagai persyaratan untuk menyewa virtual office seperti KTP, NPWP dan peraturan pendirian perusahaan. Proses administrasi dan legalitas bisnis ini.
6. Fasilitas Yang Ditawarkan
Setiap penyedia akan menawarkan fasilitas – fasilitas kepada Anda. Pastikan anda mengetahui fasilitas apa saja termasuk dalam paket yang Anda pilih, seperti ruangan rapat, resepsionis dan fasilitas pendukung lainnya.
7. Buat rencana kerja
Ketika anda sudah memutuskan virtual office setelah melakukan riset, maka kita harus buat rencana kerja agar bisa memanfaatkan virtual office yang ada sewa untuk mendukung produktivitas karyawan yang anda miliki. Karena akan sayang, bila virtual office tidak digunakan secara maksimal.
8. Siapkan Tim
Siapkan tim untuk bekerja dengan sistem virtual office. Berikan literasi dan pemahaman tentang menggunakan kantor virtual dan cara kerja virtual office yang bisa tim anda maksimalkan produktivitasnya.
9. Atur Komunikasi Yang Efektif
Komunikasi yang efektif adalah kunci sukses dalam menggunakan virtual office. Gunakan alat komunikasi seperti email, aplikasi pesan singakt dan video conference agar bisa tetap terhubung dengan tim dan klien anda.
10. Lakukan Monitoring dan Evaluasi
Setiap memakai virtual office, Lakukan monitoring dan evalusis setiap layanan tersebut. Apakah virtual office sudah membantu bisnis anda dalam melakukan aktivitas usaha. Bila ada hal – hal yang keliru, anda bisa melakukan evaluasi dan mengganti layanan virtual office yang bisa membantu dalam meningkatkan kinerja perusahaan anda.
Pertanyaan – Pertanyaan Yang Sering Ditanyakan Terkait Virtual Office
Bagaimana cara memilih penyedia layanan virtual office yang tepat?
Cari penyedia yang memiliki reputasi baik, legalitas yang jelas, dan menawarkan fasilitas sesuai kebutuhan Anda. Baca ulasan dan testimoni dari pengguna lain sebagai referensi.
Apakah virtual office legal digunakan untuk alamat bisnis?
Ya, virtual office legal digunakan sebagai alamat bisnis, namun pastikan penyedia layanan memiliki izin dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Apa saja fasilitas yang biasanya ditawarkan oleh virtual office?
Fasilitas yang biasanya ditawarkan meliputi alamat bisnis, penerimaan surat, layanan telepon, ruang rapat, dan coworking space.
Bagaimana cara mengatur komunikasi yang efektif dengan tim di virtual office?
Gunakan alat komunikasi yang efektif seperti email, aplikasi pesan instan, dan platform video conference untuk memastikan komunikasi yang lancar.
Berapa biaya yang dibutuhkan untuk menggunakan layanan virtual office?
Biaya bervariasi tergantung pada lokasi dan fasilitas yang ditawarkan. Bandingkan beberapa penyedia layanan untuk mendapatkan harga terbaik sesuai anggaran Anda.
Apakah saya perlu mengunjungi kantor virtual secara fisik?
Tidak selalu, karena sebagian besar layanan dapat diakses secara online. Namun, jika Anda membutuhkan ruang rapat atau fasilitas fisik lainnya, Anda mungkin perlu mengunjungi kantor virtual tersebut.
