Apakah kamu pernah mendengar tentang virtual office?. Mungkin Anda pernah mendengar istilah virtual office, namun belum tahu mengenai detailnya, kenapa virtual office semakin banyak diminati oleh para pengusaha saat ini?. Mari kita ketahui virtual office dari pengertian, cara kerja dan peraturan.

Pengertian Virtual Office

Virtual office sebuah konsep perkantoran modern yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan alamat bisnis yang resmi dan fasilitas kantoran tanpa harus sewa ruangan fisik secara penuh waktu.

Dalam era digital, kantor virtual bisa menjadi solusi ideal untuk banyak bisnis yaitu startup, freelancer dan perusahaan kecil untuk menghemat biaya operasional. Terdapat pelayanan resepsionis, surat menyurat, ruang meeting, fasilitas telepon dan ruangan podcast.

Penggunaan Virtual Office untuk perusahaan yang baru dalam bisnis dan memiliki jumlah karyawan yang sedikit. Karyawan untuk kerja secara remote dari lokasi (Work From Anywhere). Ketika kantor virtual untuk menjalankan bisnis kamu. Urusan operasional kantor bisa fasilitas dari virtual office.

Menjelaskan pengertian virtual office itu bisa membantu Anda dalam memahami soal kantor virtual. Kelebihannya juga bisa mampu menghemat biaya operasional, administrasi bila dibandingkan sewa ruangan kantor konversional.

Apa Itu Virtual Office ?

Virtual office adalah kantor di dunia maya, berkat digitalisasi bisa berkembang para pebisnis start-up di kota – kota besar. Seluruh anggota tim yang di lokasi yang berhubung dan bekerja secara real-time.

Seluruh aktivitas bisnis secara online, sehingga karyawan bisa bekerja secara remote. Layanan virtual office. Pada umumnya yang meliputi penanganan dokumen, telepon serta meeting room. tetapi kehadiran kantor virtual untuk lebih banyak bekerja di lapangan.

Perusahaan yang berlokasi tidak zona komersial seperti zona perumahan, Pengusaha bisa memakai kantor virtual yang berada di zona komersial dengan biaya yang murah. Jika membeli sebuah kantor fisik yang berada di zona komersial tentunya sangat mahal harga. Maka alternatif yang terjadi yaitu menggunakan kantor virtual.

baca juga : Kelebihan dan Kekurangan Virtual Office

Cara Kerja Virtual Office

Setelah kita memahami apa yang dimaksud dengan virtual office, Sekarang kita harus mengetahui secara cara kerjanya, mari simak

1. Alamat Virtual

Alamat kantor virtual berbentuk daring. Penggunaan alamat fisik tetap tercantum tapi keuntungannya para karyawan dan pelanggan untuk bertukar informasi melalui surel, email atau komunitas online lainnya.

2. Layanan Resepsionis dan Pengelolaan Surat

Virtual office menyediakan layanan resepsionis yang dapat menerima panggilan telepon, surat, dan paket atas nama bisnis Anda. Semua surat dan paket yang datang akan diterima dan dikelola oleh penyedia layanan, dan Anda akan diberitahukan tentang penerimaan tersebut melalui email atau aplikasi khusus.

3. Video Conference

Setiap karyawan bisa terjaga kerja sama dengan video conference. Jika mengadakan rapat jarak jauh untuk beberapa anggota sekaligus.Sifat ini bisa fleksibel dan tidak terkekang oleh waktu maupun tempat.

4. Ruang Kerja Bersama

Pekerja bisa berada di kantor virtual, dimana para karyawan bisa mengakses ruang kerja secara bebas. Keuntungannya bisa menciptakan peluang untuk saling bekerja sama antar karyawan secara kompak dan cepat.

5. Manajemen dan Dukungan Teknologi

Virtual office memanfaatkan teknologi untuk mengelola operasi bisnis dari jarak jauh. Ini termasuk penggunaan email, telepon, dan aplikasi kolaborasi online untuk memastikan semua proses bisnis berjalan lancar tanpa hambatan fisik.

baca juga : Cara Kerja Virtual Office

Peraturan Virtual Office di Indonesia

Di Indonesia, penggunaan virtual office telah diatur oleh berbagai peraturan untuk memastikan legalitas dan kepatuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa peraturan penting yang perlu diketahui:

1. Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. 17 Tahun 2018

Peraturan ini mengatur tentang Pendaftaran Badan Usaha Berbentuk Perseroan Terbatas (PT) yang menggunakan alamat virtual office. Dalam peraturan ini, disebutkan bahwa PT yang didaftarkan menggunakan alamat virtual office harus tetap memenuhi persyaratan administratif dan hukum yang berlaku.

2. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 23 Tahun 2013

Peraturan ini mengatur penyelenggaraan sistem elektronik dan transaksi elektronik, yang mencakup penggunaan alamat virtual office sebagai bagian dari alamat bisnis yang sah. Hal ini memungkinkan perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi untuk menggunakan virtual office sebagai alamat bisnis resmi mereka.

3. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2018

Peraturan ini mengatur tentang Pelayanan Perizinan Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik atau dikenal dengan sistem OSS (Online Single Submission). Dalam sistem ini, perusahaan yang menggunakan virtual office dapat mendaftarkan diri dan memperoleh Nomor Induk Berusaha (NIB) secara online, asalkan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.

Baca juga : Karakteristik Virtual Office

Syarat Menggunakan Virtual Office

Agar dapat menggunakan virtual office secara legal di Indonesia, perusahaan harus memenuhi beberapa persyaratan berikut:

1. Alamat yang Sah: Alamat virtual office harus terdaftar dan diakui oleh pemerintah setempat.
2. Dokumen Legalitas: Perusahaan harus memiliki dokumen legalitas seperti akta pendirian, NPWP, dan izin usaha.
3. Kepatuhan Terhadap Peraturan Daerah: Beberapa daerah mungkin memiliki peraturan tambahan terkait penggunaan virtual office, sehingga perusahaan harus memastikan kepatuhan terhadap peraturan setempat.

Setelah kita sudah mengetahui bagian penting seperti cara kerja, peraturan dan syarat virtual office. Maka kita harus kelebihan dan kekurangan dari penggunaan kantor virtual.

Kelebihan Virtual Office

kelebihan dan kekurangan untuk kantor virtual harus diketahui karena sangat penting diantaranya :

1. Menghemat Biaya Operasional Kantor

Kantor virtual bisa menghemat biaya operasional kantor. Maka sangat cocok untuk perusahaan kecil atau rintisan untuk sistem kerja dari mana aja atau remote.  Perusahaan tidak perlu memikirkan pembayaran listrik, kebersihan dan biaya sewa.

2. Mudah Ganti Kantor

Sebuah perusahaan yang memiliki kantor dalam bentuk fisik, tidak bisa berpindah lokasi sesuka hati. Jika perusahaan untuk virtual office. Agar bisa mengubah lokasi kantor supaya mengeluarkan biaya besar

Ketika anda membutuhkan kantor virtual, lebih baik berkonsultasi terlebih dahulu melalui jasa virtual office bandung agar bisa berkonsultan harus berdekatan dengan klien.

3. Menghemat Waktu Secara Efisien

Perusahaan yang menggunakan kantor virtual, karyawan tidak perlu datang ke kantor sehingga dapat bekerja dari mana saja sesuai kebutuhan sehingga tidak perlu membuang uang serta waktu bepergian ke kantor.

Kekurangan Virtual Office

Setelah kita membahas kelebihan virtual office. Kita akan membahas kekurangan kantor virtual yang perlu kita ketahui :

1. Interaksi Tatap Muka

Kelemahan utama dari kantor virtual itu yaitu berkurangnya interaksi tatap muka dengan tim. Hal itu bisa berdampak dalam komunikasi internal, Apalagi jika perusahaan tidak memiliki sistem komunikasi yang baik.

2. Tidak Bisa Diterapkan Pada Semua Jenis

Ada jenis bisnis yang memerlukan interaksi fisik dengan  client sehingga membutuhkan logistik khusus. Tidak akan cocok memakai kantor virtual. Bisnis ini bisa menentukan ruang kantor fisik untuk operasional.

3. Risiko Keamanan Data

Pada pengelola virtual membutuhkan sebuah bangunan teknologi yang kuat untuk memastikan keamanan data. Maka Risiko keboocoran data atau serangan siber lebih tinggi bila sistem keamanan tidak memadai.

Fasilitas yang Ditawarkan oleh Virtual Office

• Alamat Bisnis Bergengsi: Alamat yang dapat digunakan di kartu nama, website, dan korespondensi bisnis.
• Layanan Resepsionis: Untuk menangani panggilan telepon dan pesan.
• Penanganan Surat dan Paket: Semua surat dan paket akan diterima dan dikelola oleh staf profesional.
• Ruang Rapat yang Dapat Disewa: Untuk pertemuan bisnis atau presentasi.
• Layanan Penerimaan Telepon: Untuk memastikan semua panggilan bisnis Anda dijawab dengan profesional.

Baca juga : 10 Persiapan Sebelum Menggunakan Virtual Office yang Harus Anda Ketahui

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Virtual Office

Apa itu virtual office?

Virtual office adalah layanan yang menyediakan alamat bisnis resmi tanpa perlu ruang fisik.

Apa keuntungan menggunakan virtual office?

Keuntungan termasuk hemat biaya, fleksibilitas, dan profesionalisme.

Bagaimana cara kerja virtual office?

Virtual office memberikan alamat bisnis dan layanan lainnya seperti penanganan surat dan panggilan telepon.

Apakah virtual office legal?

Ya, virtual office legal selama penyedia memiliki izin yang sesuai.

Bagaimana memilih penyedia virtual office yang tepat?

Pilih penyedia berdasarkan lokasi, fasilitas, reputasi, dan harga.

Berapa biaya virtual office?

Biaya bervariasi tergantung pada layanan yang disediakan, mulai dari paket dasar hingga premium.

Virtual office adalah solusi efektif dan hemat biaya untuk bisnis modern yang mencari fleksibilitas dan profesionalisme tanpa perlu ruang fisik. Dengan berbagai fasilitas dan manfaat yang ditawarkan, virtual office menjadi pilihan yang menarik bagi banyak perusahaan. Pastikan Anda memilih penyedia layanan yang tepat untuk mendapatkan manfaat maksimal dari virtual office

Kontak Layanan EasyOffice Virtual Office Bandung

• Alamat: Kawasan Niaga Metro Trade Center Blok A-26. Jl. Soekarno Hatta No. 590, Sekejati, Buahbatu, Bandung 40286
• Telepon : 0818 881 425
• Whatshapp: 0818 881 425